Срок хранения трудовых договоров

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (для военнообязанных);

— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):

— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов

и выписки из них, копии личных документов, характеристики,

листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

а) руководителя организации; членов руководящих,

исполнительных, контрольных органов организации;

работников, имеющих государственные и иные звания,

премии, награды, ученые степени и звания

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,

не вошедшие в состав личных дел

Личные карточки работников (в том числе

Характеристики работников, не имеющих личных дел

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров,

заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц,

не принятых на работу

Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

Документы (справки, докладные и объяснительные записки,

копии приказов, выписки из приказов, заявления,

командировочные заявления, командировочные удостоверения

и др.), не вошедшие в состав личных дел

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

** Невостребованные — не менее 50 лет.

архивное делопроизводство, архивация документов, архивное хранение документов, переплет документов, утилизация документов, уничтожение архивных документов, переплёт бухгалтерских документов

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Срок хранения трудовового договора

Здравствуйте! Недавно обратился представитель работодателя и пояснив, что хочет разобрать архив, поинтересовался о сроках хранения трудового договора, и вообще личных дел и документов работников.

Давайте сейчас и попробуем в этом разобраться!

При этом личные данные сотрудников относятся к частной собственности, при трудоустройстве передаваемые работодателю (ст. 9 ФЗ «Об архивном деле в РФ»). Работодатель вправе создавать архивы, для хранения необходимой информации, в том числе по личному составу — личные дела работников, куда чаще всего включают: личные карточки работников, приказы по данному работнику (копии приказов), карточки выдачи средств индивидуальной и коллективной защиты, трудовые договора, копии документов предоставляемых работником при трудоустройству.

Абзац б) п. 4 ст. 22. Федерального закона РФ № 125-ФЗ от 22.10.2004г. говорит о том, что документы по личному составу хранятся 75 лет. Но этот срок, распространяется только на те документы, что по результатам экспертизы ценности документов были включены в состав Архивного фонда РФ (п. 7. ст. 6. ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Ранее существовал Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г. В соответствии с этим перечнем негосударственные организации должны были хранить документы до 10 лет. Но данный перечень утратил свою силу в связи с изданием Приказа Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010г.

Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010г. был утвержден новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Перечень типовых документов).

Раздел 8 нового Перечня типовых документов содержит перечень кадровых документов, с указанием сроков хранения, подлежащих хранению в организации.

В соответствии с п. 656 и 657 Перечня типовых документов, личные дела работников и трудовые договора, не вошедшие в личные дела, должны храниться в течение 75 лет в организации, либо до момента ликвидации организации.

Таким образом, срок хранения трудового договора составляет 75 лет. Но не стоит забывать, что ведомственным нормативным актом этот срок может быть изменен.

Удачи Вам! Если будет желание обсудить данную тему, буду рад комментариям!

При копировании информации ссылка обязательна.

Срок хранения трудовых договоров

Из этой статьи вы узнаете:

• каков срок хранения трудовых договоров в 2017 году;
• особенности хранения трудовых договоров и классификация их способов;
• каким образом архивировать трудовые договоры;
• как уничтожаются трудовые договоры из архива по истечении срока.

Срок хранения трудовых договоров

Дело в том, что, как и любую документацию, организация должна хранить и заключенные с работниками трудовые договоры. Хранение данного типа документов сопряжено с рядом проблем. Например, со сложностью определения типа документа, что напрямую связано со сроком его хранения, условиями хранения и правилами уничтожения.

Как правило, все эти процессы регулируются законодательством. Но в некоторых случаях один договор может потребовать в разных ситуациях разных сроков хранения, что приводит к всевозможным проблемам. Несмотря на сложность, разобраться в этом просто необходимо. Важно помнить, что невыполнение подобных условий хранения может быть не только малоэффективным в плане ведения делопроизводства организации, но и рискованным в плане штрафа за нарушение.

Срок хранения трудовых договоров: важно знать

Итак, для того, чтобы определиться со сроком хранения того или иного документа, необходимо определиться с его типом и способом хранения. Существует два наиболее распространенных типа разделения договоров для их хранения. Наименее распространенным типом считается документ с привязкой к сроку хранения.

Среди них выделяют:

• Краткосрочные. К этому типу относятся документы, которые необходимо хранить не менее 10 лет.
• Долгосрочные. Эти документы должны храниться более 10 лет.
• Для постоянного хранения. Чаще всего используется, когда уничтожение документа не подразумевается вообще.

К сожалению, данная система классификации несовершенна и зачастую приводит к путанице и ошибкам. Поэтому наиболее популярным типом хранения считается с привязкой к типу договора.

Чаще всего они бывают следующих типов:

• Профильные. Здесь подразумеваются все виды договоров и документов, которые касаются напрямую сферы деятельности предприятия и хранятся они не более 5 лет.
• Хозяйственные. Схожи с предыдущим типом договора и хранятся так же не более 5 лет.
• Трудовые. Зачастую, этот тип договоров хранится тоже не более 5 лет, однако в некоторых случаях срок может быть увеличен, например, в ситуации, когда лицевой счет отсутствует, срок может достигать 75 лет.

Как архивировать трудовые договоры

После того, как срок хранения договоров истек, его важно правильно отправить в архив. Этот процесс зависит от предприятия и может отличаться. Например, бывают организации, где архивные документы просто сшиваются и убираются, что называется «в стол», что и считается архивом. А в других компаниях весь процесс может быть строго определен нормативными документами с специально выделенным для этой работы человеком.

Оба эти способа законодательно допустимы. Один удобен в масштабах маленькой организации, другой для крупного предприятия.

Итак, общим правилом, в независимости от способа хранения, есть время передачи документа в архив. Как правило, от сотрудников требуется отправлять договоры в архив не раньше определенного срока, в независимости от даты их окончания. Обычно это происходит в начале года.

Главным ответственным лицом на протяжении всего хранения документов и их архивации считается руководитель организации. В принципе, он может передоверить эти обязанности другому человеку, что облегчит процесс в целом, но это, ни в коем случае, не снимает с него ответственность за всю процедуру.

Стоит пару слов сказать и об уничтожении архивных документов, так как это тоже считается частью условий хранения. Дело в том, что договоры просто так нельзя уничтожить. Для начала важно убедиться, что срок точно истек. В некоторых случаях, чтобы избежать ошибки, сотрудники архива уничтожают документацию только после согласования с руководством. После утверждения перечня договоров руководителем, документ подшивается и начинается момент непосредственного уничтожения всей ненужной документации.

Хочется отметить, что хранить трудовые договоры на постоянной основе абсолютно не целесообразно и затратно, хотя, в некоторых случаях работодатели пытаются компенсировать расходы отправкой документации на макулатуру.

Хранение документации в архиве должно быть произведено с соблюдением законодательства и установленных норм хранения подобной документации.

Срок хранения трудовых договоров работников

Трудовые договоры работников подписываются в двух экземплярах обеими сторонами и регистрируются. Образец, оставшийся на предприятии, обычно подшивается к личному делу сотрудника. Ещё один вариант хранения трудовых договоров — создание короба, где бумаги лежат в алфавитном порядке.

При увольнении сотрудника

В случае увольнения личные дела, договоры и прочие документы должны храниться в архиве. Для этой цели заводятся папки, куда подшивают дела. Если в организации штат меняется быстро, то каждый год создаётся новая папка. Если работников, напротив, мало, то в одной папке могут находиться документы за несколько лет. Бумаги разделяют по годам при помощи чистого листа. Дата подшивки может обозначаться как в год вступления человека на должность, так и в год увольнения.

То, как вы храните соглашения, большой роли не играет

Главное — следить за порядком в архиве и соблюдать срок хранения трудовых договоров работников, чтобы с главы организации не было административных или даже уголовных взысканий за нарушение правил.

Срок хранения трудовых договоров работников

Для того, чтоб определить срок хранения договора, необходимо обозначить тип документа и его способ хранения.

Существует 3 вида документов:

• Краткосрочные (бумаги хранятся меньше 10 лет)
• Долгосрочные (бумаги находятся в архиве дольше 10 лет)
• Для постоянного хранения. Уничтожение таких дел не предусматривается.

Определить срок хранения по виду документа:

1. Профильные договоры, а также документы, которые напрямую связаны с деятельностью организации. Хранятся в архивах не дольше 5 лет.
2. Хозяйственные договоры. Срок хранения — такой же, как в первом случае.
3. Трудовые договоры. Срок хранения трудовых договоров работников, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. Документы с датировкой после 2003 г. хранятся до 50 лет. В случае ликвидации или банкротства предприятия дела сотрудников передаются в муниципальный архив в обработанном виде.

Обращайтесь к профессионалам

Если вы хотели бы установить точный срок хранения трудовых договоров работников на вашем предприятии, то в этом вам может помочь наш представитель. Архивист быстро наведёт порядок в документообороте и разберётся со всеми бумагами (включая те, срок хранения которых — спорный или неизвестен из-за утери соответствующих регламентов организации).

Всё о сроке хранения трудовых договоров

Для каждого кадровика важен срок хранения трудовых договоров. Пока человек трудится на предприятии, такой вопрос не возникает. Но если он увольняется, то уничтожать трудовой договор незаконно. Сколько бы ни хранились такие документы, обязательно должна быть соблюдена процедура их передачи для дальнейшего хранения.

Датирование

Порядок заключения трудового соглашения известен всем руководителям. Документ обязательно должен быть зарегистрирован и отправлен на хранение. Вся работа с трудовыми договорами осуществляется кадровым работником, а в небольших фирмах – секретарем или главным бухгалтером.

Главное, на что необходимо обратить внимание, – это дата документа. Во-первых, она обязательно должна быть указана. Во-вторых, не позднее 3 дней после оформления соглашения новый сотрудник обязан ознакомиться с распоряжением руководителя. Специалисты по делопроизводству советуют издавать приказ в день заключения контракта, чтобы не было просрочек.

Нумерация

Один оригинал соглашения должен быть выдан служащему на руки уже после регистрации. Поэтому кадровику обязательно нужно соблюсти процедуру. Если номер указан, он вносится в специальный журнал. Многие до сих пор используют бумажные варианты таких книг, поэтому к ним предъявляются особые требования.

Журнал прошивается, страницы прономеровываются и т.д. Помимо номера договора, он может содержать дополнительную информацию. Например, сведения о подчиненном, его должности, сроке работы, реквизиты распоряжения начальства и т.д. И только после этого сотрудник получает свой документ, а второй экземпляр хранится на предприятии. При этом служащий ставит свою подпись в регистрационной книге. На многих предприятиях существует практика подписи на экземпляре ТД, который остается у работодателя.

Хранение

Трудовое соглашение работника остается в кадровом отделе. Некоторые подшивают такие документы в личные дела работников, другие формируют отдельный архив. Документы обязательно хранятся на предприятии, так как они могут понадобиться сторонам (для внесения изменений и т.д.). Но это правило не касается уволенных служащих.

Бумаги часто хранятся в отделе кадров долгие годы, поэтому существуют особые правила их содержания. По закону, работодатель обязан обеспечить сохранность документов, поэтому их помещают в специальные шкафы. Желательно, чтобы они были защищены от пожара и других вредных внешних факторов.

Многие современные компании предпочитают держать такие важные документы в электронном виде. Руководство организации обязано принимать все меры для того, чтобы данные не были утрачены, искажены или попали в общий доступ. Помимо этого, существует порядок, согласно которому все электронные данные должны время от времени перезаписываться на более новые носители информации.

Справка: для более эффективной работы на большом предприятии целесообразно создать свой отдельный архив.

Передача

В случае увольнения с контрактами поступают особым образом. Их отправляют в архив, где они находятся не менее 75 лет. 75-летний срок используется для сохранения документов обычных подчиненных. Что касается руководителей, подчиненных, имеющих различные награды, и других служащих, то их документы хранятся бессрочно.

Если ТД внесен в личное дело, то для передачи его обязательно необходимо правильно подшить. Делается это следующим образом:

• со всех бумаг снимаются скрепки;
• они сшиваются вместе, при этом вначале нужно приложить бланк для описи, а в конце – бланк для заверения.

Затем документы помешаются в скоросшиватель. Все листы личного дела должны свободно переворачиваться.

Когда контракты помещены в отдельные папки, перед отправкой с ними также необходимо провести определенные действия. Все ТД должны быть систематизированы по году увольнения, а также в алфавитном порядке. Если документов слишком много, то кадровику следует разделить их на несколько томов.

Срок хранения современных трудовых договоров составляет 75 лет. Многие специалисты уже давно поговаривают о том, чтобы сократить этот период до 50 лет. Но, несмотря на такое уменьшение, срок хранения все равно остается немаленький. Поэтому кадровым работникам нужно продолжать соблюдать процедуру ведения и хранения ТД, а также их передачи после ухода сотрудников.