Письмо о взаимозачете между организациями образец

Акт взаимозачета обычно составляют в тех случаях, когда между предприятиями-контрагентами существует взаимная задолженность. Вид задолженности не имеет значения – она может быть финансовой или в форме каких-либо иных материальных ценностей. Однако при составлении акта взаимозачета важнейшее условие заключается в том, чтобы встречные требования носили однородный характер (например, денежные претензии с обеих сторон).

Акт оформляется при взаимном соглашении сторон, по заявлению одной из них.

Чаще всего акт взаимозачета используют представители малого и среднего бизнеса, столкнувшиеся с финансовыми проблемами. Этот вариант предлагает им возможность взаимного «списания» долгов грамотным и законным способом или же заключение сделок путем простого обмена какими-либо равнозначными материальными ценностями. Однако, существует ряд ситуаций, когда составление акта взаимозачета не представляется возможным. В частности:

• если задолженность наступила в связи с взысканием алиментов;
• если задолженность образована в связи с внесением средств в уставной капитал;
• если задолженность случилась вследствие возмещения вреда, причиненного здоровью либо жизни;
• если задолженность наступила при исполнении обязанностей по пожизненному содержанию;
• задолженность утрачивает значение, если по ней истек срок исковой давности;
• иных случаях, в соответствии с законом РФ или предусмотренных письменными договорными отношениями между сторонами.

Как составить Акт взаимозачета

В акте взаимозачёта может фигурировать как две стороны (основной вариант), так и более. Каждой — свой экземпляр!

Унифицированной, строго утвержденной формы акт взаимозачета не имеет, поэтому юридические лица вправе писать его по собственному разработанному шаблону или в свободном виде. Для оформления акта можно взять обычный лист А4 формата, при этом написать его можно от руки или напечатать на компьютере.

Акт составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из заинтересованных сторон. В тех случаях, если в процедуре взаимозачета участвует третья сторона – для нее также должен быть создан отдельный экземпляр. Каждая копия акта должна быть в обязательном порядке подписана руководителями организаций (или уполномоченными на подписание подобного рода документов сотрудниками).

Если представители организаций хотят проштамповать документ, то его можно заверить печатью, хотя делать это не обязательно (с 2016 года юридические лица вправе не пользоваться в своей работе печатями и штампами, однако следует учесть тот момент, что многие государственные структуры, в том числе судебные инстанции, по прежнему требуют её наличия).

В Акт взаимозачета в обязательном порядке нужно внести

• сведения о предприятиях, достигших договоренности по взаимозачету;
• основания возникновения задолженностей (здесь достаточно указать документы, по которому они возникли);
• список обязательств;
• окончательную сумму долга.

К акту в обязательном порядке нужно приложить копии документов, по которым возникли задолженности.

Инструкция по заполнению акта взаимозачета

Акт имеет вполне стандартную структуру с точки зрения делопроизводства.

• В «шапке» акта пишется название документа с коротким обозначением его сути. Далее вписывается населенный пункт, в котором ведет деятельность компания, выписывающая акт, а также дата его создания.
• Затем указывается информация о первой компании: вносится ее наименование с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
• Указываем, на основании какого документа он действует (Устав, Доверенность, Положение и т.п.).
• Далее аналогичная информация вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица и документ, на основании которого он действует.

Вторая часть акта касается подробных сведений о том, на основании каких договоров возникли взаимные задолженности (с указанием ссылки на них – номера и даты составления), а также полные их суммы с обеих сторон (цифрами и прописью).

Фиксируется факт согласия погашения взаимных финансовых (или иных материальных) претензий путем взаимозачета (здесь следует обязательно указать, полный или частичный взаимозачет). Если одна сторона должна второй большую сумму, то в акте следует прописать, в течение какого срока с момента его подписания, оставшийся долг должен быть погашен.

В завершающей части акт должен быть подписан всеми заинтересованными сторонами (здесь указывается должность, фамилия, имя отчество сотрудника подписывающего документ). Акт можно заверить печатями, но это не обязательно.

Соглашение о зачете денежных средств (образец)

Обновление: 4 июля 2017 г.

На территории Российской Федерации существует несколько законных способов прекращения обязательств сторон. Одним из самых распространенных методов является зачет сумм задолженности. При этом оформляться он может как соглашением, так и письмом о взаимозачете денежных средств, образец которого доступен для ознакомления по ссылке ниже.

Зачет

Положения отечественных актов законотворчества допускают прекращение взаимных денежных обязательств как осуществлением расчетов, так и путем проведения взаимозачета, а также иными способами, описанными в ГК РФ.

В случае применения зачетного варианта исполнения требований стороны хозяйственных правоотношений должны учесть, что:

• все прекращаемые обязательства сторон должны быть однородными (например, денежные требования);
• срок исполнения к моменту совершения описываемой сделки должен быть наступившим.

Важно отметить, что предписания законотворческих актов России допускают проведение взаимозачета денежных средств:

• в одностороннем порядке на основании заявления или письма контрагента;
• по соглашению сторон.

В любом случае зачет должен соответствовать велениям Гражданского кодекса России. Игнорирование данного положения может поставить законность прекращения взаимных обязательств описанным способом под сомнение и привести к признанию соглашения недействительным.

Договор о взаимозачете, как и письмо о зачете денежных средств, должен содержать следующие сведения:

• наименования сторон взаимоотношений, подлежащих прекращению;
• ФИО руководителей контрагентов;
• описание оснований возникновения первоначальных взаимных требований, их размер и сроки исполнения;
• указание на факт прекращения встречных притязаний полностью или в части с отражением сумм денежных средств, подлежащих зачету;
• реквизиты и подписи сторон.

В соответствии со сложившейся практикой подписания договоров и иных соглашений, устанавливающих или прекращающих обязательства сторон, документ о взаимозачете рекомендуется заверить оттисками печатей лиц, его составивших.

Образец письма о взаимозачете денежных средств

Положения отечественного гражданского законодательства предусматривают возможность осуществления зачета путем заявления одним из контрагентов о таком способе исполнения взаимных обязательств.

Однако форму выражения названного намерения ни нормы ГК РФ, ни предписания иных актов нормотворчества России не содержат.

Официальный образец одностороннего зачета денег также законодательно не разработан и не утвержден.

В связи с изложенным организация вправе заявить о зачете путем направления контрагенту соответствующего письма, образец которого доступен для ознакомления по ссылке ниже.

Скачать письмо о взаимозачете денежных средств

Образец соглашения о зачете денежных средств

Помимо письма или заявления о зачете российские субъекты хозяйственных отношений имеют право составить соглашение об осуществлении взаимозачета денежных обязательств.

Требования к содержанию такого формуляра существенно не отличаются от формулировок заявления, составляемого одной из сторон взаимоотношений.

Следует отметить, что официальный образец соглашения о зачете законодательно не введен в оборот.

Поэтому стороны могут разработать произвольный документ, предусмотрев в нем существенные условия. Рекомендуем воспользоваться образцом, приведенным по ссылке ниже.

Скачать соглашение о зачете денежных средств

В заключение надо отметить, что к составлению документов, с помощью которых оформляется зачет, следует подойти со всей ответственностью. Наличие неточностей или ошибок, а равно невключение в текст обязательных сведений может повлечь недействительность взаимозачета.

Образец письма о взаимозачете между организациями

Строго регламентированной формы письма о взаимозачёте не предусмотрено. Однако есть определенный список требований, которые следует отразить в содержании. Так, в документе следует указать:

• место и дату заключения;
• название организаций;
• ФИО и должности представителей, а также их полномочия в таких вопросах;
• информацию о долговых обязательствах, погашаемых данным зачетом (реквизиты контракта, суть долговых обязательств и размер задолженности), нужно как можно точней отразить (кто из контрагентов должник, а кто кредитор и по какой задолженности);
• дату вступления в силу зачета;
• адреса и реквизиты каждой из сторон.

Часто взаимозачет может классифицироваться как один из вариантов расчета. Это объясняется тем, что подобные операции отражаются в бухгалтерии по тому же принципу, что и денежные.

В то же время взаимозачет обладает рядом отличительных особенностей. Это довольно комплексная и трудная операция. В ее осуществлении должны участвовать не только бухгалтерские и финансовые отделы, но также юридический, отдел снабжения и прочие. Только так можно будет добиться правильного проведения операции.

Взаимозачет между двумя компаниями должен быть осуществлен в полном объеме. Однако в действительности так бывает не всегда. В случае, когда требования неравнозначны, то, которое больше, погашается частично в размере равном величине наименьшего. Оставшаяся часть большего обязательства сохранится, а меньшее будет прекращено целиком.

Например, долг одной компании перед второй составляет 500 рублей. А вторая должна первой 300 рублей. При проведении взаимозачета долг в 300 рублей будет погашен целиком. А обязательство перед первой организацией сохранятся, но уже в размере 200 рублей. По такому же принципу возможен взаимозачет между тремя организациями.

Требования

Взаимный зачет допускается в случаях, когда между организациями существует не менее двух обязательств. При этом каждый из контрагентов должен являться и должником, и кредитором в этих двух обязательствах.

В большинстве случаев такая форма расчета встречается между двумя организациями, но по закону возможно, чтобы контрагентов было больше двух.

Согласно Гражданскому кодексу, использовать взаимный зачет разрешено при соблюдении следующего перечня требований:

• предъявляемые требования являются встречными;
• обязательства являются однородными, выражаются в одном эквиваленте (например, в деньгах);
• срок исполнения взятых обязательств уже наступил;
• допускается зачет таких обязательств, срок которых пока не наступил либо может быть востребован по необходимости.

Величина долга может быть как равнозначной, так и различной. Во втором случае зачет происходит в счет меньшего обязательства.

В статье 411 ГК РФ указаны случаи, когда взаимозачет недопустим. Например, когда речь идет о возмещении нанесенного вреда человеческому здоровью.

Что касается НДС, то взаимозачет не влечет за собой никаких последствий, так как погашение задолженностей не является предпосылкой для получения прибыли, а значит, это не повод для возмещения НДС. Также это относится перечислениям НДС для принятия вычетов по поставленным услугам и товарам.

Если считать его на основании метода начисления, то не возникает и объекта для прибыли.

У фирм, ведущих свою деятельность на базе упрощенной схемы, с точки зрения налогового учета взаимозачет может быть расценен как оплата. Погашение дебиторской задолженности приводит к увеличению дохода компании. При погашении кредиторской задолженности может считаться как оплата поставщику, а значит, ее можно будет принять в расход.

Требования, которые могли бы быть зачтены, должны обладать встречным характером. Каждая из сторон обладает некоторыми обязательствами друг перед другом. Это значит, что к нему обращены требования противоположной стороны. Но в то же время сама эта организация является и кредитором, так как у второй компании перед ней некоторые обязательства.

Поэтому, являясь должником, она также имеет право требовать погашения своего долга. Но требования должны относится к одному и тому же предмету. Чаще всего это бывают финансовые средства.

Образец

Согласно закону, составлять взаимозачет возможно двумя способами:

1. При помощи одностороннего зачета – направления противоположной стороне заявления о зачете.
2. Подписания двустороннего соглашения о взаимозачете.

Однородный зачет допускается, когда требования относятся к одному и тому же предмету и являются сопоставимыми. Это могут быть финансовые требования, выраженные в одной валюте. Например, у одной стороны есть долг по оплате произведенной работы, а у второй — задолженность по погашению предоставленного займа. Каждая сторона должна второй определенную сумму денег. Подобные обязательства можно без проблем зачесть.

Также судебные инстанции допускают возможность зачесть задолженности по работе и уплате неустойки и нарушения сроков исполнения работ. Даже несмотря на разную природу подобных требований, они все равно являются финансовыми, а это значит, что они однородные.

Второй вариант является более предпочтительным и надежным. Лучше, чтобы стороны сами договорились о взаимозачете, поскольку если у стороны, которая направила заявление на взаимозачёт, будет недостаточно доказательств, суд имеет право признать зачет несостоявшимся.

При заполнении документа следует отразить следующие моменты:

• реквизиты документации, которая является базой для проведения взаимозачета;
• полная сумма общего долга;
• полная сумма долга, который может быть зачтен с выделенным отдельно НДС.

Образец акта о взаимозачёте:

Акт должен быть подписан ответственными сотрудниками каждой из компаний, уполномоченными на это. Если подписание сразу двумя организациями не является возможным, то одна сторона может направить второй уведомление о взаимозачете. В нем должны быть указаны:

Такое уведомление может быть составлено на основании следующих причин:

• на базе акта, поскольку сам факт взаимозачета должен быть отражен в бухгалтерии предприятия;
• взаимозачет важно детально отразить в чеке каждой из организаций, для того чтобы в будущем не возникло вопросов со стороны налоговой;
• если контрагента заранее не уведомили о зачете, то он вправе взыскать долг в рамках суда.

Акт взаимозачета является одним из вариантов проведения операции и должен также сопровождаться оправдательной документацией. В этом случае они являются первичными учетными бумагами.

Как оформить взаимозачет? Узнайте из данного видео.

Copyright 2017 — ЗнайБизнес.Ру Портал для предпринимателей

Копирование материалов допускается только при использовании активной ссылки на этот сайт.

Взаимозачёт: когда никто не должен

Ситуация, когда долговые обязательства двух, трёх, а то и большего количества организаций взаимны, встречается практически повсеместно. Ведь при выборе контрагента предпочтение, как правило, отдаётся проверенному партнёру, а сотрудничают компании в различных направлениях. Если же один должен другому, а другой, в свою очередь — первому, переводить деньги «туда-сюда», затрачивая при этом время, трудовые ресурсы и денежные средства на комиссию банка, абсолютно не выгодно никому. Вполне логичным, и в то же время законным выходом из такой ситуации представляется взаимозачёт требований.

Что такое взаимозачёт, какова законодательная основа акта

Нормы ст. 410 ГК РФ содержат общие положения о зачёте взаимных требований, под которым подразумевается один из способов погашения обязательства. Другими словами, обязательство считается исполненным по заявлению одной из сторон или по обоюдному согласию если перекрывается встречным однородным обязательством.

Взаимозачёт может быть произведён между любыми участниками гражданских отношений — юридическими лицами, ИП, физическими лицами — в различных вариантах их соотношения в сделке.

Зачёт взаимных требований может быть как двухсторонним, так и многосторонним (второе его название «круговой», так как обязательство проходит по своеобразному кругу от одного кредитора к другому).

Условия проведения

Рассматриваемая статья ГК приводит и несколько обязательных условий взаимозачёта:

1. Обязательства являются встречными, то есть дебитор по одному из них является кредитором по другому.
2. Обязательства должны быть однородными, то есть выраженными в одной и той же форме (например, денежной). При этом совершенно естественно, что сделки, в рамках которых появились эти обязательства, могут быть совершенно различны. Примером может послужить взаимозачёт обязательства по оплате оказанных услуг и обязательства по возврату займа. Закон не запрещает зачитывать даже штрафные санкции по договору (суммы неустойки, пени и пр.). Кроме того, по соглашению сторон (с учётом согласованного ими курса) возможен зачёт обязательств в разных валютах.
3. По общему правилу, срок исполнения всех подлежащих взаимозачёту требований должен наступить. Однако статья называет сразу несколько исключений из правила:
   • зачёт может быть произведён если срок выполнения одного или обоих обязательств не определён договором;
   • зачёт возможен, если срок обязательства определён, как момент, когда будет заявлено требование об исполнении;
   • зачёт возможен без учёта наступления сроков исполнения в установленных законом случаях.

На практике редки случаи равенства встречных обязательств. Однако не следует полагать, что они оба погашаются полностью случае неравенства. Полному погашению подлежит меньшее из обязательств. Большее же погашается в части, соответствующей размеру меньшего. Оставшаяся же часть обязательства подлежит исполнению на условиях, определённых в соглашении, его установившем.

Случаи, когда договор между организациями невозможен

Обстоятельства, при которых зачёт взаимных требований запрещён, приводит ст. 411 ГК. Среди них:

• одно из обязательств представляет собой возмещение ущерба, причинённого жизни или здоровью;
• одно из обязательств состоит в пожизненном содержании;
• одно из обязательств — алименты;
• по обязательству истекли сроки исковой давности (по общему правилу они составляют три года);
• случаи, когда взаимозачёт запрещён соглашением сторон;
• случаи, когда зачёт запрещён законом (например, взаимозачёт обязательств по договорам внешнеэкономической деятельности запрещает Закон №173-ФЗ от 10.12.2003).

Правильное оформление взаимозачёта между компаниями

ГК предлагает два способа оформления взаимозачёта:

• односторонний — на основании письма-уведомления от одного из участников взаимных обязательств;
• двух- или многосторонний — на основании подписанного всеми сторонами соглашения.

Для взаимозачёта, в котором участвует три и более организаций, наиболее предпочтительным является второй способ оформления — он позволяет наиболее точно зафиксировать не только зачитываемое обязательство и «остатки» долгов, но и согласие каждого контрагента.

На момент произведения зачёта взаимных требований в компании должны иметься все «базовые» документы, подтверждающие наличие обязательств:

• договоры, которыми определяются условия сделки;
• акты о приёмке выполненных работ (оказанных услуг);
• накладные;
• счета-фактуры и пр.

Односторонний взаимозачёт, образец

Перед проведением взаимозачёта любым из способов рекомендуется составить с контрагентом акт сверки расчётов. Этот документ в процедуре не обязателен, однако поможет точно определить сумму долга по каждому из подлежащих зачёту обязательств, сверить имеющиеся сведения со сведениями, которыми располагает партнёр. В дальнейшем это позволит избежать разногласий, а, соответственно, судебных тяжб.

Акт сверки расчётов содержит следующие сведения:

• дата, по состоянию на которую сверяются долги;
• наименования организаций-партнёров;
• сведения о соглашениях, на основании которых появились обязательства;
• сведения о размере обязательств;
• сальдо по состоянию на отчётную дату;
• подписи (с расшифровкой) уполномоченных лиц от каждой организации;
• печати обеих организаций.

За сверкой расчётов в процедуре одностороннего взаимозачёта следует уведомление одним партнёром другого о взаимозачёте. Основанием для того чтобы считать зачёт требований состоявшимся считается получение соответствующего письма контрагентом, поэтому к фиксации факта его вручения следует подойти особенно ответственно (например, оправить заказным письмом с уведомлением о вручении).

В письмо рекомендуется включить следующие элементы:

• реквизиты организации-получателя:
  • Ф. И. О. руководителя или другого уполномоченного лица;
  • наименование компании;
  • адрес;
• название документа — «Уведомление», «Заявление» или др.;
• тема обращения — «О взаимозачёте»;
• сведения об обязательствах, существующих между партнёрами (основания, размер) — можно со ссылкой на акт сверки расчётов;
• сообщение о взаимозачёте с указанием даты, на которую он будет произведён (если дату не указать, взаимозачёт должен произойти в день получения партнёром письма-заявления);
• сведения об оставшихся непогашенными после проведения зачёта обязательствах одной из сторон.
• подписи уполномоченных лиц (руководителя и главного бухгалтера) с расшифровкой;
• дата составления документа.

Односторонний взаимозачёт считается состоявшимся по состоянию на дату, указанную в письме-заявлении, или на дату получения этого письма контрагентом. Тогда же следует совершить соответствующие бухгалтерские проводки.

Документ на основании соглашения (двухсторонний или многосторонний)

Взаимозачёт на основании соглашения, подписанного всеми его участниками обязателен:

• при зачёте неоднородных требований (например, денежных обязательств, выраженных в разных валютах — сторонами должен быть согласован курс зачёта);
• при зачёте обязательств, сроки хотя бы одного из которых не наступили или не были обозначены в договоре.

Важно! Перед проведением взаимозачёта на основании соглашения также рекомендуется составить акт сверки расчётов (правила оформления документа приведены в предыдущем пункте).

Основной документ процедуры — акт взаимозачёта. Типовой формы документа не существует — он составляется произвольной форме, однако должен включать ряд существенных условий, без присутствия которых может быть признан недействительным:

• основания возникновения обязательств (договоры, счета-фактуры и т. д.);
• суммы обязательств;
• сроки исполнения каждого обязательства.

В целом соглашение о зачёте встречных обязательств составляется по правилам оформления договоров, а значит, включает в себя следующие элементы:

• название документа — «Соглашение»;
• тема документа — «О взаимозачёте требований (обязательств)»;
• место и дата составления документа;
• шапка, представляющая собой перечисление участников соглашения:
  • наименование каждой компании;
  • лицо, действующее от её имени;
  • основание, на котором действует уполномоченное лицо (устав или доверенность);
• основная часть документа — договорённости, к которым пришли стороны:
  • прекращение встречных обязательств (их основания и размер следует обязательно перечислить);
  • дата прекращения обязательств;
  • условия исполнения оставшихся непогашенными требований;
• заключительные положения:
  • условия вступления в силу соглашения;
  • количество экземпляров соглашения;
  • приложения (как правило, акт сверки расчётов);
  • реквизиты и подписи сторон;
  • печати компаний-участников.

Соглашение о взаимозачёте должно быть надлежащим образом зарегистрировано в каждой из организаций-участников. Пункт 3.12 ГОСТ в качестве регистрационного номера документа призывает проставлять его порядковый номер для данной организации. Поэтому каждый регистрационный номер (от каждого участника) проставляется через косую линию в порядке перечисления участников в документе.

Бухгалтерское оформление: проводки

В бухгалтерском учёте взаимозачёт отражается как погашение соответствующих обязательств, не приводящее к образованию новых доходов или расходов. Отразить исполнение обязательств следует на соответствующих контрагенту субсчетах по счетам:

• 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»;
• 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками»;
• 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами».

Проводка будет выглядеть следующим образом:

Дебет 60 (76) / Кредит 62 (76) — «отражено прекращение встречного обязательства по оплате товаров (работ, услуг) зачётом взаимных требований».

Примеры взаимозачёта

На практике чаще всего происходит взаимозачёт между двумя контрагентами, оформленный двухсторонним соглашением. Тем не менее односторонний зачёт, а также взаимозачёт между тремя и более организациями — тоже не редкость.

Пример 1 — односторонний зачёт обязательств между двумя компаниями

ОАО «Комбат» 15 января 2017 года поставило 10 комплектов спецодежды ЗАО «Пересвет» (стоимость поставки — 52 000 р., сроки исполнения обязательства по оплате — после успешной приёмки товара, но не позднее 15 февраля 2017 года). В свою очередь, ЗАО «Пересвет» 17 января 2017 года оказало ОАО «Комбат» услуги по ремонту нескольких систем обеспечения функционирования здания (стоимость работ — 63 000 р., срок оплаты — не позднее 15 февраля 2017 года).

1 февраля 2017 года компании составили двухсторонний акт сверки расчётов по всем заключённым договорам. 2 февраля 2017 года ОАО «Комбат» направило в адрес ЗАО «Пересвет» письмо-уведомление о взаимозачёте на сумму 52 000 р. без указания даты проведения зачёта. Письмо было получено ЗАО «Пересвет» 6 февраля, о чём свидетельствует уведомление о вручении. В этот же день в бухгалтерском учёте компании был отражён взаимозачёт.

11 000 р. компания «Комбат» должна оплатить в пользу ЗАО «Пересвет» до 15 февраля 2017 года.

Пример 2 — зачёт требований между тремя компаниями путём заключения соглашения

1 февраля ЧП «Рассвет», ОАО «Альбина» и ООО «Веста» провели трёхстороннюю сверку расчётов с составлением соответствующего акта. По результатам сверки выяснилось:

• ЧП «Рассвет» 31.01.2017 поставило ОАО «Альбина» партию товара на сумму 150 000 р. (сроки оплаты — в течение 1 месяца с момента поставки);
• ОАО «Альбина» произвело ремонтные работы в офисных помещениях ООО «Веста» на сумму 200 000 р., при этом «Веста» нарушила сроки оплаты, за что к сумме договора добавилась сумма неустойки размере 10 000 р. (3 года с момента окончания сроков оплаты на день сверки не прошло);
• ООО «Веста» оказало услуги по организации корпоративного праздника ЧП «Рассвет» на сумму 170 000 р. (сроки оплаты — до 10 февраля 2017 года).

В тот же день три стороны подписали соглашение о взаимозачёте 150 000 р. По итогам соглашения за компаниями участниками остались следующие долговые обязательства:

• ОАО «Альбина» погасила своё обязательство полностью;
• ЧП «Рассвет» осталось должно 20 000 р. ООО «Веста» с прежними сроками оплаты;
• за ООО «Веста» сохранился долг в 60 000 р. перед ОАО «Альбина», на сумму 50 000 р. согласно договору за каждый день просрочки продолжает начисляться неустойка.

Пример 3 — многосторонний взаимозачёт обязательств разной валюте

По данным сверки расчётов между четырьмя организациями установлено:

• ОАО «Один» в соответствии с заключённым между ними договором поставки должно уплатить ЗАО «Два» 200 000 р.;
• ЗАО «Два» обязано оплатить в пользу ЧП «Три» (нерезидент) 10 000 долларов США по договору купли-продажи автомобиля;
• ЧП «Три» обязано к уплате в пользу ООО «Четыре» 1 500 долларов по договору купли-продажи;
• ООО «Четыре» должно в пользу ОАО «Один» 300 000 р. по договору оказания услуг.

Организации решили провести взаимозачёт по указанным обязательствам 16 февраля 2017 года. Курс доллара по соглашению сторон составит 57,15 р. (в соответствии с курсом ЦБ на 16.02.2017). Самая меньшая сумм долга в рамках приведённых договоров — 1 500 долларов США (или по курсу — 85 725 р.) — она и подлежит зачёту.

16.02.2017 компании составили соглашение о взаимозачёте, в результате которого:

• ОАО «Один» должно ЗАО «Два» 114 275 р.;
• ЗАО «Два» должно ЧП «Три» 8 500 долларов США;
• ЧП «Три» перед ООО «Четыре» своё обязательство погасило;
• ООО «Четыре» должно ОАО «Один» 214 275 р.

Сроки исполнения обязательств сохранились в соответствии с условиями ранее заключённых договоров.

Взаимозачёт — удобное средство упрощения процедур проплаты по договорам для организаций-партнёров. Правила произведения встречного зачёта достаточно просты, к тому же существует несколько вариантов проведения процедуры. Тем не менее субъектам хозяйствования, планирующим зачёт обязательств, следует помнить о соблюдении законодательно установленных условий процедуры, а также о том, что взаимозачёт возможен не всегда.

Два способа оформления взаимозачета

Взаимозачет можно провести, когда у сторон есть взаимные обязательства. Каждое лицо сделки в отношении другого является одновременно и должником, и кредитором.

Зачет позволяет аннулировать задолженность, не перечисляя друг другу денежные средства. Чтобы его провести, достаточно оформить всего один документ. Более того, не всегда этот документ нужно подписывать обеим сторонам, поскольку для зачета взаимной задолженности необходимо будет заявления лишь только одной стороны (ст. 410 ГК РФ).

Но не всегда стороны выбирают именно этот способ, есть и другие распространенные варианты оформления зачета, о которых мы расскажем. Прежде чем приступать к любому из них, проведите сверку задолженности с контрагентом. Сверка поможет удостовериться, что должник и кредитор зафиксировали у себя в учете идентичные суммы. А значит, их можно закрывать зачетом.

Способ N 1. Напишите заявление контрагенту от своего имени

При данном варианте процедуру взаимозачета может инициировать любой из контрагентов. Для этого он должен направить другой стороне заявление о проведении взаимозачета. Заявление можно составить в произвольной форме, например как указано ниже.

Заявление о проведении взаимозачета

День, когда контрагент получит такое заявление, считается днем зачета. Например, если вы отправили документ по почте, то датой получения заявления будет считаться день, когда представитель контрагента распишется в уведомлении о получении.

Правда, возможно исключение: если в заявлении на проведение зачета указать конкретную дату, с которой обязательства сторон считаются исполненными, то тогда именно эта дата будет днем погашения взаимных требований. Поэтому в любом случае лучше составить еще бухгалтерскую справку и уже на ее основании делать записи в бухгалтерском и налоговом учете.

На заметку. Несмотря на то, что зачет можно проводить на основании одного лишь заявления, лучше оформить еще бухгалтерскую справку, тогда именно она будет первичным документом для отражения операции в бухгалтерском и налоговом учете.

Плюсы варианта. Используя данный вариант, не надо подписывать двусторонний документ и даже ждать согласия контрагента на зачет. А значит, операцию можно оформить достаточно быстро. Правда, во избежание спорных ситуаций и недоразумений мы все-таки советуем прежде согласовать эти вопросы с контрагентом хотя бы по телефону.

Минусы варианта. Надо иметь подтверждение, что заявление контрагентом получено. Если доставку заявления до адресата документально не засвидетельствовать, оснований для зачета не будет.

Способ N 2. Оформите двусторонний акт взаимозачета

Другой вариант оформления — это подписанный с двух сторон акт о взаимозачете задолженности. Это альтернатива заявлению, о котором мы рассказали выше.

Вы можете составлять либо заявление, либо акт. В наличии обоих документов необходимости нет. Как и заявление, акт составляют в произвольной форме, не забывая о наличии реквизитов, обязательных для первичных учетных документов. Выглядеть акт может так, как показано ниже.

Образец акта о проведении взаимозачета

День, в который акт будет подписан, считается днем зачета. Иначе может быть, только если в самом акте специально указана дата, которую следует считать днем зачета.

Плюсы варианта. Применяя данный вариант, вы гарантированно получаете согласие контрагента на проведение взаимозачета. Ведь вы и ваш партнер обоюдно подписываете документ.

Минусы варианта. Подписание двустороннего акта может потребовать больше времени, чем отправка одного заявления контрагенту.

До взаимозачета целесообразно провести сверку расчетов с контрагентом. Инициировать взаимозачет можно в одностороннем порядке, направив партнеру заявление. Либо в двустороннем порядке, подписав акт о взаимозачете.

Взаимные задолженности считаются погашенными в день, когда подписан акт о проведении зачетной процедуры. Либо когда контрагент получил заявление о зачете. При условии, что в указанных документах не указана иная дата.