Сопроводительное письмо это документ, в котором содержится информация о прилагаемом пакете документации, которая передаётся в тот или иной орган или организацию. Такое письмо позволяет не только грамотно обработать поступившие документы, но и приобщить их к конкретному вопросу, делу, или спору. Как составить сопроводительное письмо в суд, для чего это требуется и что оно должно содержать, мы подробно расскажем в нашей статье. Такие вопросы обычно возникают в связи с необходимостью подачи ряда документации в судебные органы. Каждый день в суд поступают сотни документов, а данная бумага помогает не только отнести их к конкретному спору, но и проследить её судьбу.
Для чего нужно?
Сопроводительное письмо в суд прикрепляется в случае подачи пакета документов. Каким же целям служит этот документ:
- Перечень документации избавит от путницы, которая не редко возникает при обращении с бумажными носителями;
- В сопроводительное письмо вносятся номера документов, как входящие, так и исходящие, что позволяет проследить их путь в случае надобности;
- Сопроводительное письмо ускоряет обработку поступивших документов.
Таким образом, данный документ призван уменьшить проволочки, и в случае утери некоторых документов, позволит чётко понять, какого именно не хватает.
Часто случается так, что подавая исковое заявление в суд, истец предоставляет не достаточные данные для обработки запроса и начала делопроизводства. Тогда суд выдвигает определение об оставлении иска без движения. Как раз в таких случаях истец должен собрать необходимые документы, для начала рассмотрения и прикрепить к ним сопроводительное письмо.
В каких случаях требуется сопроводительное письмо
Сопроводительные письма имеют смысл, когда документы передаются в организацию или частному лицу самостоятельно, через курьера, посредством простой или электронной почты. Сопроводительное письмо разъясняет, кому предназначены бумаги, кто их пересылает, а так же какую цель они преследуют.
Как составить и образец
Сопроводительное письмо к документации в суд не имеет чётких рамок, однако, как и в любом документе, здесь есть важные элементы, необходимые для правильного составления.
Сопроводительное письмо в суд должно содержать:
- Наименование и адрес суда, куда передаются документы;
- Данные истца, по иску к которому требуются документы. Здесь ФИО, год рождения, адрес регистрации;
- Данные ответчика, в той же форме;
- Заголовок: «Сопроводительное письмо»;
- В тексте письма изложите, к какому иску имеет отношение набор документов, с указанием дат и цели направления документации;
- Перечислите прилагаемую документацию;
- Дата написания, подпись составителя.
Вы можете написать письмо от руки, с использованием печатных средств или же воспользоваться бланком сопроводительного письма.
Образец
Любая переписка между организациями регламентируется определенным ГОСТом и имеет свои правила. Различия могут быть лишь в деталях (это зависит от типа сопровождения), но все остальное должно соответствовать следующему примеру:
- Адресат, а именно: полное название и юридический адрес организации, а так же ФИО и занимаемая должность лица, которое будет принимать документы. Номер письму присваивается по всем правилам делопроизводства.
- Номер обращения и дата отправления.
- Содержание. Письмо должно начинаться с общих деловых фраз наподобие “Направляем/высылаем вам…”. Наименование бумаг может быть кратким и обобщенным, в этом разделе нет необходимости описывать и давать полные названия документов. Зато здесь должны содержаться инструкции для получателя, они касаются тех действий, которые отправитель ждет в отношении того или иного документа. К примеру, это может быть следующие действия: скрепить печатью, поставить подпись, вернуть после ознакомления в такой-то срок и прочие пожелания. Жирным шрифтом или курсивом можно выделять места повышенной важности.
- Полный перечень прикладываемых документов. Здесь все документы должны называться своими полными названиями и идти по пронумерованному списку. Указывать надо так же количество листов, которое содержит каждый документ, а так же общее количество бумаг.
- ФИО отправителя, который подтверждает достоверность всех документов и контакты.
Это могут быть:
- Генеральный директор, начальник, управляющий. Это лицо имеет право подписывать все документы общего потока, которые относятся к любому подразделению возглавляемой им компании. То же самое относится и к документам особой важности.
- Главный бухгалтер имеет право на подпись только документов, относящихся к финансовой сфере.
- Юрист занимается пересылкой документов и оформлением сопроводительных писем к ним в случае судебных разбирательств и т.п.
Наилучший вариант, когда компания имеет какой-то определенный шаблон сопроводительного письма и всегда им пользуется, а не составляет каждый раз его в новой произвольной форме. Отправка происходит с помощью обычной почты или заказной корреспонденцией.
Сопроводительное письмо подразумевает ответ на него. По деловому этикету срок обработки и ответа на письмо составляет 30 календарных дней с того рабочего дня, который следует за тем, когда письмо пришло. Если есть обоснованная необходимость в быстром ответе, нужно сделать приписку с просьбой ответить в течение 7 дней (к примеру). Когда письмо отправляется в филиал или подразделение организации, которое находится в подчинении у отправителя, можно устанавливать более короткие сроки для ответа, например, 3 дня.
Такие правила устанавливаются руководством:
- Не сопроводительное письмо имеет особую ценность, а те документы, которые в нем отражены. Поэтому первоочередная задача — сохранность этих документов.
- Когда все документы, представленные в сопроводительном письме, уже изъяты, то срок хранения самого письма определяется индивидуально в каждом случае.
- Иногда для хранения сопроводительных писем имеется просто отдельная папка, такой вариант целесообразен в компаниях, которые имеют не слишком большой документооборот.
Как заполнить?
Можно поступить еще проще — скачать бланк сопроводительного письма и просто заполнить его. В бланке будут указаны все данные, которые обязательно нужно написать, так что вероятность ошибки сведена к минимуму. Так же это исключает возможность указать то, что не требуется в письме вообще. Если произошла какая-то ошибка, всегда можно заменить бланк на новый и заполнить заново.
