Обязанности оператора 1с торговля и склад

Оператор 1С, работающий с торговыми и складскими операциями, обычно оформляет движение товаров, вводит первичные документы, контролирует остатки и поддерживает актуальность учетной базы. Закон не устанавливает единого перечня обязанностей для должности «оператор 1С»: конкретная трудовая функция определяется трудовым договором и должностной инструкцией с учетом статьи 57 ТК РФ.

Какие обязанности можно закрепить за оператором 1С

Основная задача оператора — своевременно и достоверно отражать хозяйственные операции в информационной системе на основании полученных документов. Работодатель должен определить, какие именно участки учета передаются сотруднику и какие действия он вправе выполнять самостоятельно.

• вводить сведения о поступлении, перемещении, реализации и возврате товаров;
• создавать и проводить предусмотренные внутренним порядком документы в 1С;
• оформлять накладные, УПД, акты, складские документы и иные документы в пределах предоставленных полномочий;
• заносить сведения о контрагентах, товарах, ценах и складах;
• проверять соответствие электронных данных бумажным или электронным первичным документам;
• формировать отчеты по остаткам, движению товаров, поступлениям и отгрузкам;
• участвовать в сверке учетных и фактических остатков;
• передавать бухгалтерии и ответственным сотрудникам информацию об обнаруженных расхождениях;
• соблюдать установленный порядок исправления ошибочных документов.

Статья 60 ТК РФ запрещает требовать от работника выполнения работы, которая не предусмотрена трудовым договором, кроме установленных законом случаев. Поэтому обязанности кассира, бухгалтера, кладовщика или менеджера по продажам нельзя автоматически считать обязанностями оператора только потому, что соответствующие функции доступны в программе.

Работа с первичными документами и складскими операциями

Если сведения из 1С используются для бухгалтерского учета, особое значение имеет правильность первичных документов. Согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Статья 10 этого закона предусматривает своевременную регистрацию и накопление данных первичных документов в регистрах бухгалтерского учета.

Практически работа оператора должна строиться по понятной последовательности: получить документ, проверить основные реквизиты, сопоставить товар, количество, цену и контрагента, внести данные в систему и только после этого провести операцию, если такие полномочия предоставлены.

Типичная ошибка — вводить данные «со слов» менеджера при отсутствии документа либо самостоятельно менять количество, цену, дату или контрагента для устранения расхождения. Если исходные сведения вызывают сомнения, оператору следует приостановить оформление конкретной операции и передать вопрос ответственному сотруднику. Создание фиктивных операций и отражение несуществующих фактов хозяйственной жизни недопустимо.

Контроль остатков, ошибок и корректировок

Оператор обычно отвечает не за фактическую сохранность всего товара на складе, а за правильность действий на порученном участке учета. В должностной инструкции желательно отдельно установить порядок обработки расхождений.

• проверять отрицательные остатки и необъяснимые расхождения между складами;
• контролировать дублирование поступлений, отгрузок и возвратов;
• не удалять проведенные документы без установленного основания;
• не изменять документы закрытых периодов без согласования с уполномоченным сотрудником;
• фиксировать выявленные ошибки и сообщать о них бухгалтеру, руководителю либо ответственному за складской учет;
• при инвентаризации вводить результаты только на основании утвержденных документов.

В организации полезно разграничивать права доступа: оператору предоставляются только те функции, которые необходимы для его работы. Например, сотруднику, оформляющему поступления, необязательно предоставлять возможность изменять учетную политику, удалять документы других подразделений или корректировать закрытые периоды.

Персональные данные и коммерческая информация

В базе 1С могут содержаться Ф. И. О., телефоны, адреса и другие персональные данные покупателей, представителей контрагентов и работников. Статья 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» устанавливает обязанность не раскрывать и не распространять персональные данные без законного основания. Статья 19 этого закона предусматривает принятие мер для их защиты при обработке.

Оператору нельзя передавать пароль от учетной записи другим работникам, выгружать клиентскую базу на личный носитель, отправлять документы через неразрешенные каналы или использовать сведения о покупателях в личных целях. Порядок доступа к данным, экспорта файлов и использования внешних носителей следует закрепить локальными документами работодателя.

Ответственность оператора и типичные ошибки

За неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей возможно дисциплинарное взыскание по статье 192 ТК РФ: замечание, выговор либо увольнение по соответствующим основаниям. Однако взыскание применяется не за сам факт ошибки в программе, а при наличии нарушения установленной обязанности и с соблюдением процедуры, предусмотренной трудовым законодательством.

Материальная ответственность регулируется главой 39 ТК РФ. По статье 238 ТК РФ работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб при наличии установленных законом оснований. По общему правилу статья 241 ТК РФ ограничивает ответственность средним месячным заработком. Полная материальная ответственность возможна только в случаях, предусмотренных законом, в частности статьей 243 ТК РФ. Само наличие у сотрудника доступа к товарной базе 1С не означает автоматической полной материальной ответственности.

Грубые нарушения правил бухгалтерского учета при наличии предусмотренных законом условий могут повлечь административную ответственность должностных лиц по статье 15.11 КоАП РФ. Эта норма не означает, что любой оператор 1С автоматически является таким должностным лицом: необходимо учитывать его полномочия и фактическую ответственность за соответствующий участок учета.

• проведение документа без проверки исходных данных;
• изменение цены или количества без основания;
• удаление документов вместо оформления корректировки;
• работа под учетной записью другого сотрудника;
• игнорирование расхождений между фактическими и учетными остатками;
• самовольное изменение документов прошлых периодов;
• разглашение клиентской базы и другой информации ограниченного доступа.

Вывод

Обязанности оператора 1С «Торговля и склад» должны быть конкретно закреплены в трудовом договоре и должностной инструкции. Основные задачи обычно связаны с вводом и проверкой первичных документов, отражением движения товаров, контролем учетных остатков и формированием отчетов. Для снижения юридических и учетных рисков необходимо разграничить права доступа, установить порядок исправления документов и определить, кому оператор сообщает о расхождениях. Особенно важно не смешивать технический ввод данных с полномочиями бухгалтера, кассира или материально ответственного работника без соответствующего оформления.