Получите бесплатную консультацию
юриста по телефонам прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86
Москва
+7 (812) 332 53 16
Санкт-Петербург
| | Социальное право

Офис менеджер должностные обязанности

«Планктон», «манагеры» - все эти нелицеприятные определения относятся к работе офисных работников. Но так ли бесполезна подобная работа? Офис-менеджер - кто это? Каков круг его обязанностей?

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86 (Москва)
+7 (812) 332 53 16 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно!

Офис-менеджер - кто это?

Профессию офис-менеджера часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё-таки есть. Итак, офис-менеджер - кто это?

Менеджер данного направления является офисным управленцем или администратором. Он регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.д.

Чем активнее деятельность той или иной организации, тем больше у нее проблем с ежедневными мелкими организаторскими делами и документацией. Их выполнение и обеспечивает офис-менеджер.

Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а также приказы начальства были оформлены должным путем. При этом распоряжения руководящего состава должны быть вовремя донесены до сотрудников фирмы, все жалобы от посетителей должны быть приняты к сведению, а предложения сотрудников доведены до начальства.

Таким образом, делопроизводство, а также коммуникативные связи в компании частично ложатся на плечи офисных менеджеров.

Место работы и заработная плата

Офис-менеджер необходим в любой компании, у которой есть офис, руководитель и хотя бы несколько сотрудников. В мелких организациях список обязанностей подобного специалиста значительно меньше, чем, например, в огромной корпорации. В большой компании офис-менеджеров может быть несколько, а каждый из них закреплен за своим отделом.

Выходит, что спрос на таких специалистов достаточно высокий и, возможно, будет еще расти. Но только вот перспективы карьерного продвижения практически нет. Особенно если, кроме офис-менеджемента, человек больше не владеет никакой профессией.

Ввиду того что обязанности не слишком сложные, конкуренция за одно рабочее место, по красней мере в России, достаточно высокая – 6 человек на вакансию. При этом зарплата по столичным меркам невысокая – 27 тысяч рублей.

В культурной столице – Питере – зарплата подобных работников ниже примерно на 5-7 тысяч, а конкуренция в разы выше. Чем дальше к периферии страны, тем меньше зарплата и больше претендентов на должность.

Необходимые личные качества

Поручения, которые получает офис-менеджер, как правило, нуждаются в срочном и оперативном выполнении. Поэтому от претендента на должность требуется, прежде всего, исполнительность, расторопность и пунктуальность. Также важна хорошая память и умение концентрироваться.

Человек, занимающий эту должность, должен быть доброжелательным и общительным, поскольку в отдельных ситуациях перед клиентами он выступает в качестве представителя компании.

Офис-менеджер должен обладать грамотной и логически выстроенной речью, а также владеть деловой этикой, поскольку его часто привлекают к организации деловых переговоров и корпоративных встреч.

Полезные знания, вроде номера телефона хорошего электрика или службы доставки обедов, тоже не помешают. Ведь во многих компаниях порядок в офисе, а также сытость сотрудников контролируются тоже менеджером.

Необходимые навыки офис-менеджера

  1. Первое требование к подобному сотруднику – уверенное владение ПК и Интернетом. Если помимо Word и Excel, претендент будет владеть Photoshop или «Офис пикчер-менеджер» - это еще один повод взять на работу именно его, а не кого-то другого.
  2. Высокая скорость печати. Умение быстро набирать тексты – одно из главных для офис-менеджера.
  3. Навыки в административном управлении, полученные на предыдущих работах, обязательны, если человек устраивается в крупную компанию.
  4. Навыки ведения делопроизводства. Ведение документации – одна из главных обязанностей данного вида специалистов, так что без базовых знаний не обойтись.
  5. Уверенное пользование оргтехникой. Факсы, принтеры, сканеры – всё это должно быть в компетенции офис-менеджера.
  6. Навыки грамотного и дипломатичного общения. Офис-менеджер должен не просто грамотно общаться, он должен уметь разрешать конфликтные ситуации, если это потребуется.
  7. Владение иностранным языком. В крупных международных компаниях офис-менеджер должен владеть хотя бы базовым английским.

Общие положения должностной инструкции

Должностная офис-менеджера инструкция утверждается генеральным директором компании. В разных компаниях она может отличаться по некоторым пунктам, но в целом ее основные положения не меняются. С рабочей инструкцией необходимо ознакомляться еще до подписания трудового договора, чтобы потом не сетовать на то, что выполнять те или иные обязанности не входило в ваши планы.

В общих положениях может быть указано:

  • кто ответственен за прием офис-менеджера на работу;
  • кто вправе освободить его от должности;
  • кому подчиняется работник;
  • кто подчиняется офис-менеджеру;
  • кто выполняет обязанности офисного менеджера в его отсутствие и т.д.

Как правило, офис-менеджеры подчиняются генеральному директору. В подчинении у администраторов офиса находятся курьеры, водители, уборщицы и т.д.

Также в общих положениях может уточняться, работника с каким уровнем квалификации можно принимать на описываемую должность.

Прямые обязанности

Следующим пунктом в инструкции прописываются обязанности офис-менеджера.

Для резюме на соискательство вакансии часто претенденты выписывают в отдельную графу, какие обязанности они выполняли на предыдущей работе в офисе. Так работодатель получает больше информации о навыках претендента.

Какие пункты могут входить в непосредственные обязанности офис-менеджера?

  1. Курирование телефонных звонков. Сотрудник должен отвечать на поступающие звонки, в меру своих возможностей отвечать на вопросы оппонентов, а также информировать начальство об информации, которую просили передать.
  2. Курирование документации. Хранение и учет документов, контроль корреспонденции, оформление приказов и т.д. – это прямые обязанности офис-менеджера.
  3. Размножение документов. По особому поручению шефа сотрудник выполняет копировально-множительные работы.
  4. Оформление писем, запросов – т.е. ведение переписки с партнерами, клиентами или поставщиками по просьбе непосредственного начальника.

В обязанности офис-менеджера может входить еще как минимум шесть видов работ. Но в каждой компании нагрузка на специалистов этой категории определяется индивидуально.

Права офис-менеджера

Любая инструкция офис-менеджера включает в себя не только обязанности, но и права.

  1. На предоставление полной информации. Для выполнения тех или иных заданий офис-менеджер имеет право требовать предоставления того объема информации, включая конфиденциальную, какой ему необходим.
  2. Озвучивать рационализаторские предложения. Если для организации офисной работы необходимы новшества или дополнительные распоряжения гендиректора, то менеджер вправе предлагать их ввести.
  3. Требовать надлежащих условий работы. Если служебные обязанности невозможно выполнять из-за отсутствия необходимых условий, офис-менеджер может потребовать их создать.
  4. Действовать в рамках компетенции. Изучив должностную инструкцию, работник вправе принимать самостоятельно решения и давать распоряжения, но только в рамках своей компетенции.

Это приблизительный свод прав, которыми обладает офисный менеджер. Они могут дополняться или сокращаться в зависимости от специфики учреждения.

Ответственность

Офис-менеджер – профессия, которая также предполагает некую ответственность. Её объем и наказание за нарушение правил определяет каждый работодатель в индивидуальном порядке. Самые распространенные пункты, по которым несется ответственность, в должностных инструкциях выглядят примерно так.

  1. За халатное отношение к своим обязанностям. Несвоевременное выполнение распоряжений и любая другая халатность – вина сотрудника, за которую необходимо отвечать.
  2. За разглашение конфиденциальной информации. В трудовых договорах и должностных инструкциях необходимо внимательно читать пункты о конфиденциальности информации. За ее разглашение чаще всего можно лишиться работы.
  3. За нарушение сферы компетентности. Действия, выходящие за сферу компетентности работника, недопустимы.
  4. За нарушение трудового распорядка и т.д. Нарушение трудового распорядка, правил пожарной безопасности или техники безопасности – это также сфера ответственности сотрудника.

Плюсы и минусы профессии

Данная профессия имеет, как и многие другие, ряд достоинств и недостатков. Итак, какие плюсы работы ощущает на себе офис-менеджер?

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (499) 455 09 86 (Москва)
+7 (812) 332 53 16 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно!

Отзывы работников, которые трудятся на этом фронте, касаются, прежде всего, высокого спроса на данную профессию: получив определенный опыт работы в этой сфере, найти себе более высокооплачиваемое место не составляет труда. Те навыки административно-хозяйственной деятельности, которые приобретаются в процессе работы, актуальны в повседневной жизни. К тому же работа офис-менеджером позволяет развить свои коммуникативные навыки.

Среди минусов – повышенная психологическая нагрузка, которую испытывают сотрудники, ведь в течение одного рабочего дня приходится решать массу разноплановых вопросов. К тому же руководители, помимо прямых обязанностей, часто нагружают офис-менеджеров личными просьбами и дополнительными поручениями.

Где обучаться профессии?

Офис-менеджер, кто это – ясно из вышесказанного. Однако где можно обучиться этой профессии?

Специального факультета, который готовил бы офис-менеджеров, нет ни в одном ВУЗе. Но нередко руководитель хочет, чтобы эту должность занимал человек с высшим образованием. Какого рода будет это образование, не всегда важно – главное, чтобы претендент был выпускником ВУЗа. В провинциальных городах на эту должность могут взять даже после 9 классов образования. Каждая компания решает в индивидуальном порядке, какой офис-менеджер ей требуется.

Больше всего работодателя будут интересовать другие характеристики кандидата:

  • работал ли он прежде в этой сфере;
  • насколько хорошо владеет компьютером;
  • знает ли делопроизводство;
  • владеет ли языками и т.д.

Нельзя сбрасывать со счетов и коммуникативные навыки человека. Если по этим показателям всё в порядке – шансы получить работу возрастают.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

Каждое предприятие, организация или компания требует иметь в своём штате специалиста, способного заниматься управленческой деятельностью в сфере обеспечения документации, делопроизводства и решения различных организационных вопросов. Специалистом, удовлетворяющим данные требования предприятия, является офис-менеджер с функциями секретаря.

Полномочия по поводу назначения на должность офис-менеджера и освобождения с занимаемой должности, как правило, имеет Генеральный директор предприятия, который одновременно становится его непосредственным начальником и руководителем.

Требования к кандидатам

Требования, которые предприятие предъявляет кандидату на соискание должности офис-менеджера с функциями секретаря, состоят в следующем:

  • кандидат должен иметь высшее (можно неполное) либо среднее специальное образование;
  • иметь опыт работы на подобной должности не менее года;
  • владеть знаниями по делопроизводству, деловой этике и культуре труда;
  • быть уверенным пользователем персонального компьютера и интернета, программного обеспечения Microsoft Office;
  • уметь обращаться с оргтехникой: компьютером, факсом, копиром (МФУ), сканером, принтером.

Обязанности офис-мененджера

Исходя из названия должности, становится понятным, какие функциональные обязанности выполняет офис-менеджер: он должен отвечать за жизнедеятельность офиса и быть управляющим по административным и хозяйственным вопросам.

Таким образом, у офис-менеджера находятся в подчинении работники хозяйственного подразделения: заведующий хозяйством, водители, уборщица. Также ему подчиняется курьерская служба предприятия.

Ввиду различных производственных ситуаций, таких как временное отсутствие сотрудников по причине временной нетрудоспособности либо на время отпуска, предприятие возлагает выполнение функций отсутствующего сотрудника на сотрудника из того же либо смежного подразделения. Так, замещать отсутствующего начальника отдела кадров должен офис-менеджер, на которого возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства. И наоборот, функции офис-менеджера, который временно отсутствует, берёт на себя начальник отдела кадров. То есть должности офис-менеджера и начальника отдела кадров, как правило, взаимозаменяемы.

В процессе своей работы офис-менеджер должен уметь пользоваться и применять различные нормативные акты, законы, методики, приказы, положения, распоряжения, включая внутренние по предприятию, которые регулируют его деятельность. Также он должен придерживаться правил своей должностной инструкции и знать Устав предприятия.

Опираясь на знания из вышеуказанных источников, офис-менеджер должен ответственно подходить к исполнению свои функциональных обязанностей. Выполнять их нужно чётко, своевременно и правильно, согласно требованиям начальства. Кроме того, необходимо знать внутренний режим рабочего дня, структуру предприятия и штата сотрудников, владеть информацией о функциональных задачах департаментов предприятия, должностных обязанностях сотрудников подразделения администрации. В случае чрезвычайных или аварийных ситуаций, офис-менеджер, как и любой сотрудник, обязан знать алгоритм своих действий и выполнять их согласно инструкции.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря прежде всего включает в себя обеспечение документооборота по управлению и администрации предприятия. Но стоит помнить, что этим функции офис-менеджера не ограничиваются.

При поиске подходящей кандидатуры предприятие указывает обязанности офис-менеджера для резюме, которые составляют соискатели для получения вакантной должности. Офис-менеджеру ставятся следующие задачи, которые он обязан выполнять:

  • принимать от сотрудников личные заявления, прочую документацию для сдачи на подпись Генеральному директору предприятия;
  • ставить печати на приказах, договорах, бухгалтерских документах;
  • работать с приказами и распоряжениями: подготавливать, печатать тексты, подписывать, согласовывать, проводить ознакомление с ними сотрудников предприятия, регистрировать, вести учёт, обеспечивать сохранность, заниматься формированием производственных дел;
  • работать с различного вида корреспонденцией, входящей и исходящей (письмами, факсимильными сообщениями, электронной почтой): принимать, передавать (пересылать) адресату, регистрировать, вести учёт (реестр), обеспечивать хранение в бумажном и электронном виде;
  • оформлять письма Генерального директора, администрации, начальников департаментов, отправлять письма высокой срочности;
  • оформлять доверенности, в том числе и генеральные, для получения важной документации, корреспонденции, посылок;
  • исполнять необходимые задания, поручения, распоряжения Генерального директора и начальников департаментов;

Офис-менеджер, как и все сотрудники, является членом трудового коллектива предприятия.

Соответствующие требования всегда выдвигаются предприятием с целью поддержания порядка, чистоты как на своём рабочем месте, так и в служебных помещениях, сохранности документов и материальных ценностей, соблюдения трудовой дисциплины. Кроме того, предприятие требует от сотрудников:

  • в целях усовершенствования производительности труда рационально расходовать своё рабочее время;
  • эффективно пользоваться возможностями компьютера, оргтехники и производственного оборудования;
  • экономно тратить материалы, используемые в работе, энергоносители;
  • соблюдать инструкции по охране труда, правила противопожарной безопасности и нормы производственной санитарии;
  • не распространять коммерческую тайну, содержащуюся в особых документах предприятия, что может привести к нанесению ущерба имиджа предприятия и его сотрудников.
  • В управленческой деятельности, в рамках своей компетенции, офис-менеджер наделён правами, которыми он может пользоваться в ходе выполнения работы:

    • в полном объёме получать доступ к служебной информации (включая конфиденциальную);
    • требовать от подчиненных и исполнителей доработки или переоформления документов, если они составлены с нарушением;
    • принимать решения и подписывать документы, связанные с управленческой деятельностью;
    • предлагать начальству планы по усовершенствованию своей работы, а также работы предприятия;
    • требовать от начальства создания производственных условий, установленных санитарными нормами;
    • устанавливать поощрения либо взыскания на сотрудников, подчиняющихся офис-менеджеру, предварительно согласуя такое решение с Генеральным директором.

    Кроме того, офис-менеджер несёт ответственность перед предприятием, порядок которой зафиксирован в его должностной инструкции. Он будет отвечать за свои действия, в случае если:

    • не будет справляться либо будет халатно относиться к выполнению своих должностных обязанностей;
    • допустит недосмотр, в том числе за сохранностью документации, который приведёт к причинению вреда предприятию как морального, так и материального;
    • будет разглашать данные, помеченные знаком «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна»;
    • будет нарушать правила дисциплины труда, распорядка трудового дня.

    Вывод

    Подведя итоги, можно высказать мнение, что должность офис-менеджера является ответственной, ёмкой, но в то же время интересной. Она требует от человека коммуникабельности, внимательности, чёткости, умения налаживать и координировать процесс управления предприятием и сотрудниками.

    Должностная инструкция офис-менеджера

    1. Общие положения

    1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

    1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.

    1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.

    1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
    +7 (499) 455 09 86 (Москва)
    +7 (812) 332 53 16 (Санкт-Петербург)
    Это быстро и бесплатно!

    1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.

    1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.

    1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

    -законодательными актами РФ;

    -Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;

    -Положениями об отделах Компании;

    -нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

    -настоящей Должностной инструкцией.

    1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.

    1.9. Офис-менеджер должен знать:

    - организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;

    - положения, приказы и внутренние процедуры Компании;

    - функции и задачи подразделений Компании;

    - функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;

    - свои функциональные обязанности и права;

    - свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

    2. Должностные обязанности

    Цель работы офис-менеджера Ц максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

    Исходя из этого, офис-менеджер:

    1. Выполняет функции секретаря Компании:

    1.1. Документационное обеспечение управления:

    - приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;

    - фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

    - работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

    - работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
    +7 (499) 455 09 86 (Москва)
    +7 (812) 332 53 16 (Санкт-Петербург)
    Это быстро и бесплатно!

    - организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

    - работа с исходящей корреспонденцией (письма,а факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

    - ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

    - оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

    - по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;

    - по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

    - по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

    - формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

    1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

    1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

    1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

    1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

    2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

    2.1. Заказ воды по мере необходимости.

    2.2. Заказ канцелярии ежеквартально.

    2.3. Осуществление подписки на периодические издания.

    2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

    2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

    3.ааа Координируета и контролирует работу:

    - водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);

    4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

    - добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнятьа распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;

    - качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

    - поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

    - эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
    +7 (499) 455 09 86 (Москва)
    +7 (812) 332 53 16 (Санкт-Петербург)
    Это быстро и бесплатно!

    - соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

    - не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенныха специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

    Офис-менеджер имеет право:

    3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

    3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-2003).

    3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

    3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.

    3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.

    3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

    3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

    Офис-менеджер несёт ответственность за:

    4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

    4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.

    4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф лКонфиденциально

    Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным.

    Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

    Должностная инструкция офис-менеджера - образец

    Должностная инструкция офис-менеджера используется для закрепления прав и обязанностей сотрудника, занимающего эту должность. Из каких разделов состоит инструкция и что в них содержится, будет рассказано в статье далее.

    Кто такой офис-менеджер, основные отличия от сходных должностей

    Должность офис-менеджера отсутствует в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года. При этом с развитием рынка труда эта должность стала очень часто использоваться во многих компаниях, в связи с чем вопрос составления должностной инструкции для данного сотрудника стал актуальным для кадровых работников.

    Офис-менеджер организует работу офиса, обеспечивает документооборот между сотрудниками и внешними контрагентами, занимается закупками канцелярии и других расходных материалов, поэтому часто ставиться на одну ступень с секретарем. Однако круг должностных обязанностей офис-менеджера более широк, т. к. не сводиться только к документообороту. К тому же офис-менеджер обеспечивает работу всех сотрудников офиса, а секретарь чаще всего помогает в работе лишь руководителю.

    Зачастую в компаниях должность со сходными обязанностями называют еще и администратором офиса. Связано это с тем, что работодатель сам решает, как именно назвать должность. Важно при этом правильно составить должностную инструкцию и указать в ней все права и обязанности — тогда у сотрудника не будет вопросов о том, чем он должен заниматься на рабочем месте, а чем не должен. Для того же, чтобы правильно ее составить, нужно прежде разобраться с основными характеристиками данной должности.

    Кто может быть принят на должность офис-менеджера

    Поскольку должности офис-менеджера нет в Квалификационном справочнике, то и квалификационные требования к ней брать неоткуда. То есть в этом случае полностью все решает работодатель — именно он выставляет требования к кандидатам, которые могут быть закреплены в должностной инструкции.

    В связи с этим должностная инструкция офис-менеджера может содержать, например, требование, согласно которому кандидат на должность должен иметь высшее образование. Логично также, что от офис-менеджера обычно требуют знания ПК и иностранного языка. Особенно это важно для компаний, которые сотрудничают с иностранными партнерами. Если работодатель не желает брать на себя обучение сотрудника, то он может выставить и ограничение по стажу работы.

    Чем руководствуется в своей работе офис-менеджер и что он должен знать

    В должностной инструкции может быть отдельный раздел, определяющий необходимый уровень знаний сотрудника на этой должности и те нормы и стандарты, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности. Обычно от офис-менеджера требуют знания локальных нормативных актов и инструкций, основ делопроизводства, систем первичного кадрового учета, правил эксплуатации компьютерной техники, делового этикета и правил ведения телефонных переговоров. В своей деятельности офис-менеджер должен опираться на нормы законодательства, локальные акты предприятия, указы руководства и должностную инструкцию.

    Какими правами обладает офис-менеджер

    Офис-менеджер наделяется определенным объемом прав. Частью этих прав обладают все сотрудники организации, но есть и специфические права, которые используются сугубо на этой должности. Чтобы сотрудник знал, какими правами он может воспользоваться, они отображаются в должностной инструкции.

    Так, офис-менеджер наделен правом требования от других сотрудников доработки определенных документов, например отчетов о командировках. Если офис-менеджер ведет прием клиентов, то он наделяется правом принимать решение о приеме незапланированных посетителей (т. е. без предварительной записи). Но при этом он должен уметь правильно оценивать важность такого визита, а также возможный вред от задержки решения отдельных вопросов, вызванной отказом посетителю во встрече с сотрудником или руководством компании.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
    +7 (499) 455 09 86 (Москва)
    +7 (812) 332 53 16 (Санкт-Петербург)
    Это быстро и бесплатно!

    Должностные обязанности офис-менеджера

    Больше всего внимания при составлении должностной инструкции кадровые работники уделяют разделу, посвященному должностным обязанностям. Ведь для работодателя важно детально расписать, что обязан делать сотрудник в рамках выполнения своих трудовых функций.

    К примеру, офис-менеджеру часто вменяют документооборот (как внутренний, так и внешний), прием клиентов, партнеров и других посетителей — не для решения конкретных вопросов, а для дальнейшей их связи с уполномоченными сотрудниками. В небольших компаниях офис-менеджер может быть ответственен за прием телефонных звонков, хотя при большом потоке звонков могут нанять для этого и отдельного сотрудника.

    Если офис-менеджер обязан следить за обеспечением сотрудников канцелярией, то это тоже должно указываться в должностной инструкции, чтобы потом не было споров по поводу того, должен ли он этим заниматься. Также отдельно можно прописать обязанность оформления командировочных документов, если эта обязанность не относится к компетенции бухгалтера.

    Офис-менеджер может включать в себя и другие обязанности. Главное, так прописать их в должностной инструкции, чтобы не было дублирования обязанностей других сотрудников.

    Примерная структура должностной инструкции офис-менеджера

    Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что в должностной инструкции офис-менеджера должны быть следующие разделы:

    Таким образом, должностная инструкция офис-менеджера отображает все те права и обязанности, которые отводит сотруднику работодатель, т. к. отношении этой должности именно работодатель решает, что должен делать сотрудник. Пока должность офис-менеджера не включена в квалификационный справочник, по ней нет каких-либо рекомендованных квалификационных требований или унифицированных должностных обязанностей. Это означает, что при составлении инструкции можно использовать практически любой из образцов, размещенных в Сети — в том числе и тот, что имеется на нашем сайте.

    Профессия офис-менеджер

    Офис-менеджер (другое название — секретарь-референт) — это сотрудник, который обеспечивает бесперебойную работу офиса и следит за всеми процессами, связанными с его функционированием. Профессия офис-менеджера сравнительно новая, но, тем не менее, достаточно востребована — эту вакансию часто открывают даже фирмы с малым количеством сотрудников.

    Места работы

    Должность офис-менеджера востребована во многих коммерческих и государственных организациях с самыми разными направлениями деятельности.

    Обязанности офис-менеджера

    Функции офис-менеджера могут отличаться в зависимости от компании, но основные из них таковы:

    • Встреча посетителей офиса.
    • Организация совещаний и брифингов.
    • Снабжение сотрудников офиса всем необходимым для их работы.
    • Контроль расходов на офисные нужды.
    • Прием звонков, регистрация корреспонденции.
    • Распределение документации по отделам.

    К дополнительным должностным обязанностям офис-менеджера можно отнести выполнение мелких, часто личных, просьб и поручений руководства.

    Требования к офис-менеджеру

    Главные требования к офис-менеджеру:

    • Навыки административно-хозяйственной деятельности.
    • Знание основ делопроизводства.
    • Знание деловой этики.
    • Знание ПК и офисной техники.
    • Грамотная речь.
    • Презентабельная внешность.

    Также очень желательно наличие высшего образования и знание иностранного, чаще английского, языка.

    Образец резюме офис-менеджера

    Как стать офис-менеджером

    Специального образования для офис-менеджера нет. Чаще всего работодатели, выбирая сотрудника на эту должность, отдают предпочтение претендентам с высшим гуманитарным образованием и высокой коммуникабельностью.

    Зарплата офис-менеджера

    Заработная плата офис-менеджера варьируется от 25 до 50 тысяч рублей в месяц. Оклад данного специалиста во многом зависит от объема работ, перечня выполняемых им функций и статуса компании-работодателя. Средняя зарплата офис-менеджера составляет 35 тысяч рублей в месяц.

    Где пройти обучение

    Один из множества вариантов на рынке: Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курс «Кадровое делопроизводство».

    о поиске работы или выборе профессии? Вы работаете и у вас возникла трудная ситуация?

    Рекомендуем посмотреть:

    Обмен автомобилями между физическими лицами

    Как считать коммунальные услуги

    Кто имеет льготы на транспортный налог

    Использование материнского капитала на погашение ипотеки

    Какие документы нужно менять при смене фамилии